Onboarding Virtual

Como em qualquer contexto de crise, surge a necessidade de repensar o negócio – necessidade ou antes oportunidade?
 As empresas que conseguirão sobreviver, serão aquelas que estando atentas ao impacto da crise, conseguem pensar na mudança, adaptando o seu modelo de negócio às presentes necessidades do contexto. É por isso mesmo que se trata também da oportunidade perfeita para os negócios se reinventarem, para as estruturas se tornarem mais ágeis e para os processos se simplificarem – a revolução digital já não se apresenta como um projeto futuro mas como um projeto para garantir o futuro. 
O setor do recrutamento não é uma exceção. Também as equipas terão de mudar para que possam contribuir da melhor forma para a adaptação do negócio – mudar de forma, mudar de mentalidade e por vezes mudar de contexto.
São as pessoas que permitem que a mudança se faça – são elas que pensam, que implementam e que se adaptam. Por esta razão também o recrutamento deve repensar a sua forma – deve focar-se em atrair pessoas preparadas e capacitadas para enfrentar esta revolução e talvez mesmo realizar funções até agora inexistentes.

A pergunta seguinte passa então a ser – como integrar de forma 100% virtual os novos colaboradores, fazendo-os ainda assim sentir-se bem acolhidos e verdadeiramente parte de uma nova equipa?
A diferença entre um processo de integração presencial e virtual não é grande – ou pelo menos não deve ser. A diferença está unicamente no formato. Felizmente existem hoje várias ferramentas no mercado que, inclusivamente de forma gratuita e simples, permitem a qualquer pessoa reunir-se por vídeo chamada e partilhar conteúdos com as suas equipas.
Os benefícios desta revolução digital são imponentes, permitindo ultrapassar as teóricas barreiras iniciais que podem assustar as empresas e erroneamente levá-las a adiar o recrutamento de peças chave para as suas equipas.


Como realizar um onboarding 100% digital?

  • ESCOLHER A FERRAMENTA! Hoje em dia as plataformas digitais mais utilizadas são o Microsoft teams, o Zoom ou o Webex. Todas permitem vídeo chamadas e partilha de conteúdos (até inclusivamente partilha de ecran);

  • PLANEAR! Antes do processo de integração iniciar, é fundamental um bom planeamento do mesmo. É essencial definir quais os temas a abordar (por exemplo apresentação sobre a empresa, organigrama, job description…), as pessoas com quem o novo membro terá de falar e o respetivo calendário;

  • PREPARAR! É fundamental garantir que o novo colaborador tem acesso (e respetivos dados de log in) às diferentes ferramentas no primeiro dia, bem como a um computador (que poderá ser enviado por estafeta nesta fase);

  • FORMAR! É importante assegurar que todos os atuais e futuros membros da empresa têm acesso às ferramentas digitais e sobretudo que sabem trabalhar com as mesmas. Uma curta formação sobre o tema pode revelar-se fundamental, como forma de preparar a equipa e diminuir a resistência à mudança;

  • TRABALHAR EM EQUIPA! Integrar corretamente um novo membro da equipa e fazê-lo sentir-se bem-vindo, depende em muito da disponibilidade e participação de todos no processo. Garantir a participação, a assiduidade e pontualidade dos diferentes membros nas sessões de vídeo com o membro recém-chegado torna-se fundamental para que este se sinta integrado;

  • DAR AS BOAS VINDAS! Realizar uma sessão de boas vindas virtual, apresentando o novo membro e dando-lhe a conhecer a sua equipa é o primeiro passo para um onboarding bem-sucedido!

 
Quais os benefícios de um onboarding 100% digital?

  • KEEP MOVING! Antes de mais permite não parar o negócio e continuar a integrar novos membros, tão necessários nesta fase de disrupção e mudança;

  • RAPIDEZ! O processo virtual é mais rápido, mais fácil de organizar e permite a participação de mais membros da equipa, num menor espaço de tempo – é mais fácil organizar e compatibilizar agendas;

  • UNIFORMIZAÇÃO! Uniformização e acesso a um maior número de informação e ferramentas – é mais fácil organizar a informação a partilhar, garantindo que esta é transmitida de forma completa e inclusivamente a vários membros ao mesmo tempo;

  • MAIOR ALCANCE! É mais fácil integrar um número maior de pessoas ao mesmo tempo, do que se o processo fosse presencial;

 
São inúmeros os benefícios de um processo de integração 100% virtual, tanto para empresas como para colaboradores. Ainda que se perca no início o aspeto relacional e humano neste formato, é fundamental o negócio não parar e não deixarmos de contar com novas competências e recursos, que hoje mais do que nunca são primordiais e podem fazer a diferença!
 
Texto por Joana Amaral

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